Het Protocol

De volgende beginselen worden uiteengezet:
Het doel van het protocol is om een “uitwisselingsprotocol" op te stellen die een zo groot mogelijke interoperabiliteit (onderlinge uitwisseling) tussen de Belgische actoren van de elektronische factuur moet verzekeren, voor de KMO’s,  in overeenstemming met de ontwikkeling van de huidige bestaande internationale standaarden.  Het beoogde  doel is het creëren van een markt voor de elektronische factuur voor de KMO’s (de huidige verhandelde volumes zijn immers momenteel  te klein) en dit op  de meest gebruiksvriendelijke  manier.
Het protocol is dus een “toepassingsprotocol”  en geen protocol betreffende  het verzenden van de gegevens aangezien hieromtrent niets geregeld wordt.

Het protocol is open (vrij gebruik). Alleen een coördinatie gerealiseerd door de Stichting FFF in het kader van het protocol kan toelaten om het werk van de ondertekenaars te coördineren en te verspreiden. Het protocol zal, onder leiding van de Stichting, een (e-FFF) label krijgen , maar omvat geen certificatie. De gebruikers van het label en het protocol zullen zich engageren tot naleving van een charter, bestaande uit het engagement om de principes en de aanbevelingen na te leven. Zij verbinden er zich eveneens toe om hun wederzijdse ontwikkelingen te testen met alle andere ondertekenaars van het protocol via een platform die de samenwerking verstevigd.  Het uitgevoerde werk, uitwisseling, controle en samenwerking tussen de actoren is gebaseerd op het principe van een vrijwillige gemeenschap.

De acteurs

Het protocol verzamelt vijf categorieën van actoren:

  • De softwarehuizen;
  • De bedrijven;
  • De economische beroepen;
  • De dienstverleners (service providers);
  • De publieke Administraties en autoriteiten

Het protocol verzamelt 26 ondertekenaars. Het protocol zal vanaf morgen verder opengesteld worden voor nieuwe ondertekenaars.  De openstelling zal worden bevorderd  teneinde het resultaat van ons werk  maximaal te verspreiden, wat de grootte van de ontwikkelaars ook moge zijn.

Het protocol heeft als einddoel, een in overleg gerealiseerde technische oplossing uit te werken door de softwarehuizen, om deze vervolgens voor te leggen aan de overige vier categorieën die het protocol ondertekend hebben, namelijk een protocol van uitwisseling  FFF. Dit protocol is, na overleg,  vandaag reeds  ontwikkeld in de versie e-fffv01.

De softwarehuizen zullen worden uitgenodigd om deze technologie te integreren vóór 31 december van dit jaar en om deze eveneens in avant-première voor te stellen tijdens het vierde congres van het economische beroepen (6 december 2012).  In een “keep it simple” zone zal tijdens dit congres de elektronische factuur en de standaard e-fff, ontwikkeld door de diverse actoren,  afzonderlijk belicht worden.

De basis  van een ecosysteem

Het protocol heeft tot doel een interoperabiliteit (onderlinge uitwisseling) tot stand te brengen tussen de actoren van de elektronische factuur. Het is niet de bedoeling om beperkingen te creëren met betrekking tot opslag, identificatie of ondertekening.

Elke categorie van  ondertekenaars of elk privé of publiek bedrijf die het uitwisselingsprotocol wenst te gebruiken, kan op deze basis een min of meer complete en krachtige oplossing ontwikkelen die voldoet aan de behoeften van het bedrijf, in functie van zijn grootte en de wettelijke vereisten, in het bijzonder betreffende de integriteit en authentificatie.  Het omvat dus het creëren van toegevoegde waarde op basis van de hefboom van interoperabiliteit en eenvoud, hetgeen  het protocol vertegenwoordigt.

De Stichting FFF verzekert, op basis van  het protocol, de verspreiding van het resultaat van de uitgevoerde werkzaamheden, goedgekeurd door de ondertekenaars. Een website zal hieromtrent worden opgezet.

Dit protocol zal uiteraard  een  evolutie ondergaan die gebaseerd zal zijn op de behoeften van de markt en de nieuwe eisen die zullen worden gesteld.

De standaard e-fff UBL 2.0

Het protocol weerhoudt de standaard “UBL 2.0” als technische basis en dit vanwege het “internationale” karakter alsook de vraag van bepaalde multinationale actoren. Dit zal de interoperabiliteit verzekeren van de e-fff factuur met de oplossingen van gelijkaardige groepen buiten België.

Dit impliceert dat het bestand van het type “XML” is waarbij de ondergetekenden van het protocol zich ertoe verplichten om hierbij een pdf van de factuur te genereren (het is immers wenselijk  het computerbestand "menselijk"  te maken).

Elke elektronische factuur zal dus worden vertegenwoordigd door 1 enkel XML bestand.

Het protocol bepaalt ook, zowel voor de hoofd- als de detaillijnen van de factuur, een lijst met velden die in een soort van  protocolbeeld zullen worden ingelezen en weggeschreven. Deze velden zijn aangegeven als:

  • verplicht (opgenomen in bijlage met code M)
  • optioneel (opgenomen in bijlage met code X)

Verplichte velden zijn nodig voor de herkenning van de elektronische facturering.

Optionele velden zullen noodzakelijkerwijze worden ondersteund door de gebruikers van het protocol in de mate dat de gebruiker over de geschikte  module beschikt.

De andere velden van de UBL 2.0 standaard worden niet ondersteund door het protocol “e-fff”.

Het protocol ondersteunt ongeveer 200 velden van de 1.000 beschikbare velden in UBL 2.0 standaard, hieruit volgt dat 800 velden over het algemeen niet opgenomen zijn in het protocol e-fff voor KMO’s, wat  derden  evenwel niet mag beletten om deze velden toe te voegen, te gebruiken en parallel te verwerken,  zonder dat deze officieel worden ondersteund door de leden van de e-fff gemeenschap.

Alle velden  zijn opgenomen in een Excel tabel die de kenmerken van elk veld beschrijft en waarbij in voorkomend geval verwezen wordt naar externe standaarden (GS1, ISO lijsten enz..). Indien nodig, worden de velden ook van commentaar voorzien met betrekking tot de uitvoering van het protocol e-fff.

De Btw codes van de verkoopfacturen zijn opgenomen in een convergentietabel bestaande uit de Belgische Btw code (specifiek voor België) en een internationale Taxcode.