Cloud computing: een oplossing voor de KMO’s?

Voor vele KMO’s zijn de boekhouding en de facturatie een kwaal die ze, vaak met weinig enthousiasme, moeten verzorgen. Zoals we hierboven al aangetoond hebben, kunnen de dematerialisatie en de automatisering van de aankoopprocedure echter het verloop van uw administratief beheer drastisch veranderen: betere controle en goedkeuring, betere naleving van de betalingen (en dus ook van de verwijlinteresten), efficiënte link met de bestelbonnen of zelfs een betere samenwerking met de dienst of het economisch beroep dat belast is met de boekhouding.

We merken dat de boekhouding op twee manieren gevoerd wordt: er zijn KMO’s die al het werk aan een accountant of een boekhouder overlaten en dan zijn er KMO’s die deze taak intern gedeeltelijk of volledig op zich nemen. Beide KMO’s beschikken vaak over boekenrekken vol administratieve archieven. Overgaan naar elektronische facturatie zou betekenen dat ze eindelijk kiezen voor een dematerialisatie en dat hun gebruikelijke mappen plaats zullen ruimen voor numerieke mappen die bewaard worden op virtuele servers, genaamd cloud computing.

Eenmaal deze verandering achter de rug is, zal het waarschijnlijk aangewezen zijn om een workflow beheer toe te passen, of eenvoudigweg de toepassing van een methode om een factuur te integreren, te controleren, te betalen en te encoderen. Op die manier biedt de demateralisatie een tweede opportuniteit.

Verschillende studies lijken aan te tonen dat de verschillende stappen die een factuur moet doorgaan de onderneming maar liefst 20 euro per factuur kost. De KMO’s denken vaak dat dit bedrag overdreven is en voor hen niet geldt. Het is echter wel het bedrag dat u moet neertellen voor de commerciële, boekhoudkundige en fiscale afhandeling van de factuur.

De KMO’s lijken in het algemeen een voorkeur te hebben voor de Saas. Deze oplossingen, die volledig in lijn liggen met de huidige tendens van cloud computing, vallen goed in de smaak bij de KMO’s en kunnen zeer snel toegepast worden.  Het principe van het  verdelen van diensten voor een gemeenschap middels een portaal zorgt voor een kostendaling. Studies hebben overigens aangetoond dat meer dan één ondernemer op twee overtuigd is dat “cloud computing” de dematerialisatie bevordert.