Facturen uitwisselen: wat is het probleem?

U hebt gekozen voor de ontvangst en de uitgave van uw facturen in een elektronisch format. Dan rest ons enkel nog het probleem van de verzending (het transport) en de bewaring (stockage) van de documenten.

Dit is ongetwijfeld momenteel het moeilijkste stukje van de puzzel. Tot nog toe bestaat er een zeer strikte reglementering die u verplicht om facturen te ontvangen en te versturen aan de hand van zeer formele formats: we hebben het dan over een elektronische handtekening, de wijze van goedkeuring en ontvangst …

Vanaf nu (lees vanaf 1 januari 2013 en wanneer de nieuwe Europese richtlijn in de Belgische dagdagelijkse realiteit ingelijfd wordt) zal dit eenvoudiger zijn. Al deze formaliteiten zijn verleden tijd. U moet echter nog wel gehoor geven aan de kwesties inzake integriteit en xx. Elke onderneming zal aan deze verplichtingen moeten voldoen wat betreft hun omvang en hun interne procedures. De manier waarop ik de factuur ontvang, waarop ik ze valideer, waarop ik ze aanvaard en waarop ik ze betaal zal de gemaakte keuzes en de betrouwbaarheid van deze keuzes rechtvaardigen. Nu rest er u enkel nog de stockage van uw boekhouding waarbij u uw elektronische documenten zeker 7 jaar bewaart. Opgelet, bij het bewaren van uw documenten zal u eveneens de duurzaamheid en de veiligheid van uw virtuele administratie moeten verzekeren.