Welke optie best kiezen inzake elektronische facturatie: integratie of externalisatie?

De ondernemingen worden noodzakelijkerwijs geconfronteerd met verschillende omgevingen:

  • zowel qua vorm: de elektronische facturen worden gedeeltelijk uitgegeven en opgemaakt onder elektronische vorm.
  • zowel qua format: de facturen worden voor het saldo inhouse gegenereerd (door het ontvangst- en converteermechanisme).

Dit gemengd karakter bemoeilijkt aanzienlijk de overgang van de technische naar de elektronische factuur.

Kiezen voor een identieke beheermethode van de uitgegeven en ontvangen facturen staat een identieke verwerking en integratie toe in de boekhoudkundige tools. Dit is één van de kwaliteiten van het e-fff format.

Er bestaan vandaag de dag twee manieren om de facturatieprocedures te beheren: de geëxternaliseerde en de geïntegreerde procedures.

1. De “geëxternaliseerde processoren”
Deze processoren stellen aan de onderneming een portaal ter beschikking dat in het algemeen in de “cloud” zit. Dit portaal ontvangt facturen, integreert ze in een vergarings-, controle- en betaalprocedure (workflow) en draagt ze vervolgens over aan de onderneming die op haar beurt zelf de facturen integreert in een (meestal boekhoudkundig) systeem dat alles verder afhandelt.
Vanuit dit oogpunt wordt de gedematerialiseerde aanpak geëxternaliseerd en is de beheermethode van de onderneming gemengd (intern/extern). Deze keuze wordt gewoonlijk gerechtvaardigd door een beheerbeleid dat gericht is op een versnelling van de ROI (return on investment).
Het e-fff format staat de service providers (die de portalen aanbieden) toe om gemakkelijker en in dezelfde taal te communiceren met de programma’s van uw boekhoudsoftware.

2. De “geïntegreerde processoren”
Deze processoren beschikken intern over een tool dat alle etappes van de procedure ondersteunt. Zodra de facturen ontvangen worden, worden ze geïnjecteerd in het beheersysteem en wordt het verloop van de “workflow” volledig geautomatiseerd. Deze optie hangt enerzijds af van een betere beheersing van de interne procedures en anderzijds van het vermogen om het geïntegreerde beheertool te programmeren rekening houdend met het specifieke karakter van de onderneming.
De programma’s aanvaarden een groot aantal verschillende formats. Ze zijn, wat de KMO’s betreft, aangepast om het e-fff formaat te gebruiken.