Welk formaat van de elektronische factuur kan u best kiezen?

Er bestaan heel wat formaten. Vandaag de dag herkennen we twee tendensen:

  1. De eerste heeft een internationaal karakter en betreft het formaat UBL 2.0. Dit format is een XML-bestand dat  virtueel uit een duizendtal  genormeerde velde bestaat. Elke UBL 2.0 elektronische factuur beschikt over verschillende algemene gegevens – die op de hele factuur betrekking hebben – en verschillende specifieke gegevens die op een detailgegeven betrekking hebben.
  2. Het algemeen karakter van het UBL formaat zorgt ervoor dat deze moeilijker toepasbaar is in eenvoudige omgevingen. Het is uit deze vaststelling dat het initiatief van de Stichting Forum For the Future ontstaan is, een stichting die voortkomt uit de economische beroepen. Ze heeft de belangrijkste spelers van de “KMO” economie uitgenodigd om samen een eenvoudig formaat van interoperabiliteit te definiëren. Het e-fff format zag het licht op 7 juli 2012. Dit format is gebaseerd op de UBL 2.0, het beperkt aanzienlijk de velden (herleid tot 200 virtuele velden) en heeft eenzelfde interpretatie van alle softwarehuizen. Een gemeenschappelijke taal is geboren die voortaan aan de meerderheid van de boekhoudkundige en beheersoftwares  (80% van de markt) toelaat om een elektronische factuur onder eenzelfde format uit te geven en te ontvangen.

We merken naast deze twee tendensen ook het volgende op:

  • de formats “van het verleden” (die nu minder in de smaak vallen). En dan denken we vooral aan de EDI qui vooral in de “grote ondernemingen” gehanteerd wordt. Dit format wordt eveneens gebruikt in ondernemingen die over zeer krachtige systemen beschikken.
  • de specifieke facturen die door de cliënt opgelegd worden. De “service providers”  reiken vaak translators (vertalers) aan die toestaan om de gewenste gegevens aan te passen aan het vereiste format bij de invoer.
  • de applicaties die toelaten om de factuur meteen op het portaal van de organisatie te encoderen wanneer de diensten- of goederenleverancier niet aan de standaard beantwoordt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de applicatie E-Prior, portaal voor elektronische facturatie van de Europese Commissie.