De 3 soorten elektronische facturen voor de KMO’s?

Uw elektronische factuur kan vandaag de dag 3 vormen aannemen:

  • de gestructureerde vorm: deze respecteert de verschillende normen inzake uitwisseling van geautomatiseerde gegevens. Ze kan verschillende formats hebben in overeenstemming met de EDI- (vb.: EDIFACT, VDA, Ainsi) en XML-normen of andere soortgelijke formats (vb.: IDoc  van SAP). Het is op deze basis dat het e-fff format ontstaan is (zie hierna) dat nu al als dé standaard voor de boekhoudkundige software van Belgische KMO’s beschouwd wordt. Deze formats laten de gebruikers toe om essentiële informatie te vinden voor een opgegeven zoekopdracht (naam van de cliënt, ordernummer, BTW-bedrag) en dit dankzij syntactische structuren en afbakening.

  • de “niet-gestructureerde” vorm: deze wordt onder een onwijzigbaar format verstuurd. De meest gebruikte formats zijn PDF en JPEG. Deze formats laten in principe geen zoekopdracht toe in het document want hun inhoud kan via de computer niet volledig geïnterpreteerd worden, behalve indien er gebruik gemaakt wordt van formats die we met courante applicaties kunnen openen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de niet-gestructureerde formats Word of Excel. Deze formats worden beter vermeden aangezien de inhoud ervan gewijzigd kan worden en dus betwistbaar is. 

  • de “geconverteerde” vorm is het resultaat van een converteerprocedure van een papieren document en een elektronisch document. Het is een hybride element want het is niet zuiver, het beantwoordt echter wel aan de wens van de ondernemingen om volledig te zijn wanneer ze besluiten om over te gaan tot de exploitatie en bewaring van deze documenten onder een elektronisch formaat.