Om hun administratie vlot te laten verlopen, kiezen de ondernemingen voor dematerialisatie en automatisering

De voornaamste bezorgdheden van de ondernemingen inzake administratieve procedures zijn om de aankoopprocedures en bijgevolg ook het beheer van de leveranciers vlot te laten verlopen en dit vanaf het moment van de bestelling tot het coderen van de facturen bij ontvangst.

Volgens diverse studies vinden ondernemingen in het algemeen deze procedures voor verbetering vatbaar.
Uit de resultaten van deze studies blijkt voornamelijk dat de tevredenheid toeneemt vanaf het moment dat er gebruik gemaakt wordt van geautomatiseerde beheercycli.  Om dit te kunnen doen moet er aan verschillende belangrijke criteria voldaan worden:

  • de dematerialisatie: de ondernemingen die een dematerialisatieprocedure toegepast hebben, hebben de meest uitstekende aankoopprocedures.
  • de boekhoudkundige centralisatie
  • een tijdbesparing bij het verwerken van de factuur (en in het algemeen bijgevolg ook een kostendaling).
  • de optimalisering van de link tussen bestellingen, ontvangst en facturatie.

Uit verschillende studies blijkt dat de ondernemingen, teneinde deze behoefte tot dematerialisatie en automatisering te vervullen, van plan zijn om procedures voor de ontvangst van documenten uit te werken en dan weer voornemens zijn om een integratieontwerp van boekhoudkundige en/of aankoopprocedures op te stellen. Uit deze resultaten blijkt echter ook dat heel wat ondernemingen hun pogingen tot automatisering niet zien zitten. Ze krijgen bovendien vaak te maken met formats van verschillende aard.

Vandaar dat het logisch is dat de automatisering veel vlotter verloopt in de meest normatieve sectoren, waar  elektronische communicatie een noodzaak is. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de distributiesector.