Quel option choisir en matière de facturation électronique : intégration ou externalisation ?

Les entreprises sont nécessairement confrontées aux environnements multiples issus :

  • tantôt de la forme : les factures électroniques sont partiellement émises et produites sous forme électronique
  • tantôt du format : les factures sont pour le solde générées de l’intérieur (par les mécanisme de capture et de conversion).

Cette mixité est la principale difficulté du passage technique à la facture électronique.

Opter pour un mode de gestion identique des factures émises et reçues permet un traitement et une intégration identiques dans les outils comptables.  C’est un des qualités offertes par le format e-fff.

Il existe aujourd’hui deux façons de gérer les processus de facturation : les processus externalisés et les processus intégrès

Les « processeurs externalisés »

Ils consistent à mettre à la disposition d’une entreprise un portail, généralement logé dans les nuages (cloud). Ce portail recoit des factures,  les intégre dans un processus d’acquisition, de contrôle et de paiement (workflow) et enfin les transfère à l’entreprise qui elle même les intègre dans un système qui termine le parcours (généralement la comptabilisation). 
Dans cette optique, l’approche dématérialisée est externalisée et le mode de gestion de l’entreprise est mixte (interne/externe).  Ce choix est généralement justifié par un politique de gestion visant à l’accélération du ROI. 
Le format e-fff permet aux services providers (ceux qui offrent les portails) de communiquer plus facilement et dans la même langage avec les éditeurs de votre logiciel comptable.

Les « processeurs intégrés »

Ils consistent à disposer en interne d’un outil qui supporte toutes les étapes du processus.  Dès la réception des factures, celles-ci sont injectées dans le système de gestion et le déroulement du « workflow » est totalement automatisé. 
Ce choix est généralement justifié par la maitrise des processus internes et la possibilité de mieux paramétrer l’outil intégré, en proximité des attentes du métier.  Cette option dépend d’une part d’une plus grande maîtrise des processus interne et d’autre part de la capacité de paramétrer l’outil de gestion intégrée en tenant compte des spécificités de l’entreprise.
Les éditeurs acceptent de nombreux formats différents.  Ils se sont toutefois, en ce qui concerne les PME, accordés pour utiliser le format e-fff.