Quel format de facture électronique choisir ?

Les formats sont multiples. Aujourd’hui on retrouve deux tendances :

  • La première est internationale et consacre le format UBL 2.0.  Ce format est un fichier XML potentiellement composé d’un millier de champs normés.  Chaque facture électronique UBL 2.0 dispose de plusieurs informations générales (dites d’entête car elle se rapporte à toute la facture) et de plusieurs informations particulières (dites de ligne car elle se rapporte à une information de détail). 
  • L’universalité du format UBL le rend plus difficilement applicable dans des environnements simples.  C’est de ce constat qu’est né l’initiative de la Fondation Forum for the Future, une fondation issue des professions économiques.  Elle a invité les principaux acteurs de l’économie « PME » à définir ensemble un format simple d’interopérabilité.  Le format e-fff est né le 7 juillet 2012.  Basé sur l’UBL 2.0, il limite considérablement les champs (réduits à 200 potentiels) et consacre une même interprétation de toutes les maisons de softwares.  Un langage commun voit le jour et permet dorénavant à la majorité des logiciels comptables et de gestion (80 % du marché) d’émettre et de recevoir sous un même format une facture électronique.

Face à ces deux grandes évidences, notons également :

    • les formats « du passé » (au sens où ils perdent en intérêt).  Notamment l’EDI qui s’imposait généralement dans les « grandes organisations ».  Ce format était aussi utilisé dans les entreprises pourvues de systèmes très puissants.
    • Les formats particuliers imposés par le client.  Des « services providers » proposent souvent des translateurs (traducteurs) qui permettent d’adapter les données souhaitées au format exigé à l’entrée.
    • des applications qui permettent l’encodage directement de la facture sur le portail de l’organisation lorsque le fournisseur de produits ou de services ne répond pas au standard.  C’est par exemple le cas dans l’applicatif E-Prior, portail de facturation électronique de la commission européenne