Les 3 formes de factures electroniques pour les PME?


En matière électronique, votre facture peu aujourd’hui recouvrir trois formes :
  • La forme structurée : elle respecte différentes normes d'échange de données informatisées.  Elle peut répondre à différents formats respectant les normes EDI (ex :EDIFACT, VDA, Ainsi), XML ou autres formats similaires (ex : IDoc de SAP).  C’est sur cette base qu’est né le format e-fff (voir infra) qui se présente d’ores et déjà comme le standard retenu par les logiciels comptable des PME belges. Ces formats, permettent aux utilisateurs de retrouver et d’identifier les informations essentielles pour une recherche donnée (nom du client, numéro de commande, montant de la TVA) et ce grâce à des structures de syntaxe et de balisage.

  • La forme «  non structurées » : elle est envoyée sous un format électronique non modifiable. Les formats les plus répandus sont PDF et JPEG. Elles ne permettent pas, en principe, de retrouver les informations contenues sur le document, dans la mesure où leur contenu n'est pas entièrement interprétable informatiquement, à moins qu’elle utilise des format que l’on peut ouvrir avec des applicatif courants.  C’est le cas des formats non structurés Word ou Excel.  Moins figés, ils sont généralement à éviter, compte tenu de leur caractère modifiable et donc discutable.

  • La forme « convertie » est le résultat d’un processus de conversion d’un document papier en un document électronique.  Elément hybride puisqu’il n’est pas natif, il permet toutefois de répondre au souhait d’exhaustivité que l’entreprise doit avoir lorsqu’elle décide de passer à l’exploitation et à la conservation de tous ses documents sous un format électronique.